Zkušený CFO ví, že právě v této oblasti lze často najít rychlé úspory bez velkých zásahů do fungování firmy. Stačí kritické myšlení a ochota klást otázky.
Proč jsou fixní náklady klíčové?
Na rozdíl od variabilních nákladů, které se mění v závislosti na objemu zakázek nebo tržbách, fixní náklady zůstávají v určité fázi firmy konstantní. Ať se firmě daří nebo ne, tyto náklady se hromadí každý měsíc. Právě proto je důležité jim rozumět a pravidelně je prověřovat.
Typicky sem patří například:
- nájmy a leasingy,
- softwarové licence a SaaS předplatné,
- různé servisní a profesionální služby,
- mzdové náklady.
Co by udělal Váš CFO tento týden?
Inicioval by jednoduchý, ale systematický test fixních nákladů. Cílem není škrtat za každou cenu, ale identifikovat výdaje, které přestaly dávat smysl nebo jejichž efektivitu lze zvýšit.
Jak na efektivní analýzu fixních nákladů?
1. Zmapujte realitu
Projděte faktury a výpisy z účtů za poslední 3 měsíce. Seřaďte výdaje/náklady podle typu a frekvence. Mnohé položky se opakují automaticky a často bez aktuálního přínosu.
2. Sledujte pravidelné výdaje
Ignorujte jednorázové nákupy, naopak hledejte to, co se platí pravidelně (tedy měsíčně, kvartálně či ročně).
3. Položte si tři jednoduché otázky:
- Používáme to skutečně aktivně?
“Kolik z těch 4 nástrojů na řízení projektů tým reálně využívá?” - Přináší to konkrétní hodnotu?
“Pomáhá to zvyšovat výkon, přehled, efektivitu?” - Lze to pořídit levněji?
“Zkusíme vyjednat nové podmínky nebo najdeme alternativu.”
Reálné příklady, které mohou nastat:
Nadbytečný software stack
Firma používá několik nástrojů na podobnou věc – Asana, Trello, Notion, Monday. V praxi ale často využívá jen jeden. Ostatní předplatná běží dál.
Zapomenuté předplatné
Stock fotobanky, analytické nástroje, profesionální služby. V součtu jde o tisíce měsíčně. A nikdo už vlastně neví, kdo je objednal a proč.
Google Workspace, Dropbox, OneDrive. Firma platí více úložišť najednou, přestože stačí jedno. Často běží dražší tarif „pro jistotu“, přitom by stačil základní plán.
Nezvládnuté fleet náklady (auta, sdílené vozy, leasingy)
Auta jsou k dispozici, ale nikdo je skoro nevyužívá nebo firma disponuje přehnaně velkým vozovým parkem vůči aktuálnímu týmu. Leasingové splátky běží dál.
Firemní benefity bez reálného využití
Multisport karty, předplatné na vzdělávání, benefitní body. Zní to skvěle, ale 70 % lidí je nevyužívá. Firma je přesto platí.
Zastaralé pojištění nebo smlouvy s nevýhodnými podmínkami
Pojištění majetku sjednané před lety. Od té doby se změnily podmínky i potřeby firmy, ale smlouvy se nikdo neodvážil přehodnotit.
Licencované nástroje pro bývalé zaměstnance
Po odchodu kolegy zůstává aktivní účet v CRM, marketingovém nástroji nebo účetním systému. Firma ho platí dál, protože se „k tomu ještě nikdo nedostal“.
Týdenní výzva: Najděte 3 zbytečné výdaje!
Tento týden si dejte za cíl najít alespoň 3 výdaje, které můžete zcela zrušit, nebo přejednat za výhodnějších podmínek.
Zapojte kolegy, zejména ty, kteří dané nástroje nebo služby využívají. Můžete tím ušetřit nezanedbatelné částky. Navíc získáte větší přehled a kontrolu nad financemi.
Potřebujete poradit, kde začít?
Někdy se největší výdaje skrývají tam, kde byste je nečekali. Jako externí CFO tým jsme už prošli stovky firemních rozpočtů. A téměř vždy jsme narazili na opakující se vzorec: firmy platí za to, co už dávno nepoužívají nebo co by šlo pořídit efektivněji.
Chcete si tuto oblast projít
spolu v rozsáhlejší analýze?
V repfinu vám rádi pomůžeme a najdeme konkrétní kroky ke zlepšení.
